会議の進行役に任命されたら・・・心配な方に送る良い会議のポイント【ファシリテーター】

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誰向け?:ファシリテーターとしてどうすれば良いかお悩みの方へ

Rock
こんにちは、ROCKです!

すてきな「旅」してますか?

世界51か国を巡ってきた私ROCKが、世界の魅力をあなたにお届けするブログ「ログROCK」

 

「会議」

このフレーズを聴くだけで、わくわく状態になれる人は皆無。

私はそう思いますが、みなさんはいかがでしょうか。

脱線する話題。

特定の人だけが発言ばかりしている。

内容が頭に入ってこないから、眠くてしかたがない。

どうすれば、限られた労働時間のなかで、中身の詰まった内容をみんなで決めることが出来るのか・・・?

じっさいに私が書籍を読んでみて感銘を受けた作者にアドバイスを聴いてみました。

これから会議の進行役をしないといけない方に向けてその方法をご紹介したいと思います^^

理想の会議とはほど遠い・・・こんな会議になっていませんか?

そもそも理想的な会議ってなんぞや。

そこから埋めていく必要がありますよね。

しかしながら、世の中には以下のような会議がおこなわれていることも事実・・・。

①何の為に集まった会議なのか、よくわからない・・・

みなさんもよくありませんか?

会議室にメンバーが集められたは良いものの、何をするのか具体的に決める会議があまりに少ないこと。

代表的なのが、「定例会議」

営業だと、例えば上司が全営業メンバーに「前月の営業実績」と会社の年間計画を照らし合わせて、共有するあの会議。

上司に言わせると、『わが社の置かれている状況の共有を!』と言うんでしょうけど

ひたすらに細かい数字の羅列と、それらを一から十まで読み上げる上司。

まるで、「お経」

次第に頭がかくっとなる人。自分のPCで内職したり、スマホいじったり。

上司の目的である「共有」することは良いことなんですが

参加者からしたら共有してどうしたいのか?が見えてこないので、会議の意味を感じにくいんですよね・・・。

②本当にその会議に必要な参加者なの?とりあえず全員集められる

続いては、このパターン。

よく全体会議っていう名目で開かれる会議もありますが、一人一人が自分の意見を発言する機会があるわけでもなく

なんとなくスクリーン見て、発表者の説明を聞いて・・・

「あれ?これって参加する意味あるのかな…?」

こうなると、もはや終了の鐘がなるまで耐えがたきを耐えるしかありません。

こころシャットアウト。

本当にこの会議で自分が参加しないといけない明確な理由を感じないと湧き上がるのがこの心境といえるでしょう。

③その会議で決まったことやるべきことが結局あとで思い出せない

紆余曲折を経て、ようやく終わった会議。

自分の仕事に復帰するときに、ふと思う。

あれ、結局あの会議で何をしないといけないって言ってたっけ・・・??

最後に会議で「誰が」「何を」「いつまで」にしないといけないのか。

そのあたりの確認がまるでないので、あの会議なんだったんだよ!になりがち。

同僚に聴いてもいまいち取り止めのない回答…。

みんなわかんないんだから、きっとどうでも良いことだよね・・・・。

考えるのをやめた…。

なんてことになったら最悪です。

理想と現実のちがいはなぜ起こるのか。

世の中には、短い時間でキレッキレの生産性高い会議を実行している会社もたくさんあることでしょう。

しかし、実体験として私が今まで経験してきた会社の会議はすべからくこんな感じでした^^;

それまでの会社では、正しい会議・素晴らしい会議について一生懸命考えたり、調べたりするような向上心塊はおらず。

正しい会議≠会社の会議

入りたての社員は、諸先輩方の通ってきたわだちを歩くので、教えられた形を「これが会議か・・・」と学びます。

良い会議とは、どうあるべきなのか?

そんなあなたへ、じっさいにROCKが外部機関のプロフェッショナルにご指導いただきました。

今回のテーマ:いい会議の条件についてプロのご意見

今回応じて頂いたのは、「榊巻 亮」様。

著書「世界で一番やさしい会議の教科書」を読んで感動に震えたわたしは、直で連絡を取ってみることにしたのです。

改善案①会議の「目的」と「達成条件」を確認せよ!

「何の為に集まった会議なのか」わからないパターンの改善案ですが、以下のやり方だけで劇的に会議が変わります。

例:定例会議であなたが参加者側だったとしたら・・・

1)会議が始まり、主催者が議題に入る前に・・・

2)「あのー、改めて確認したいのですが・・・」と切り出す

3)「今回の会議の目的はどんなことでしたでしょうか・・??」とあくまで、教えて頂けると大変助かります的なオーラで聴いてみる。

ということです。

大事なのは、主催者・参加者全員と一緒に、この会議で何を理解したら良いのか。

主催者が、私たち参加者にこの会議を通して、何をして欲しいのかを改めて整理するのです。

どんな会議にも必ず「誰が」「何を」「いつまでに」「どのように」してアクションを実行するべきなのか、決定しています。

逆に言えば、何も決まらず、ただ情報共有するだけだったとしたら、わざわざ皆さんの貴重な時間を奪ってまで集まる必要は皆無。

会議を開くには、まず始めにこの会議の「明確な目的」を全員で確認しましょう。

それを聴くだけなら、ほんの少しの勇気で出来るはずです。

改善案②資料の黙読をさせよ!

報告会議でありがちなひたすら資料を読み上げられるパターン。

よくあるのが、会議開始前に資料を渡されるあれ。

開いてみると、パワポのスライドをそっくりそのまま印刷した資料。

すごく丁寧だなーと感じるところですが、ここが落とし穴。

がっつり書いてある資料を先に渡されると、主催者発表しているとき、参加者は必ず下向いて読むだけなんですよね。

主催者が一生懸命発表しているけれど、みんなこっちを見ようとしないし、そもそも俺の話を聴いてます・・???状態。

そういう発表形式でないと、運行が難しいようであれば、会議終了後に資料を渡す方が良いでしょう。そうすれば、会議中はみなさん、あなたの発表を聴いてくれます。

資料の説明をしたあとに、参加者の意見を募りたい形式だったら・・・???

その場合は、こうしましょう。

1)資料は渡さない

2)主催者は、スライドに出ている内容をそのまま全部読まない(重要)

3)その時に、「いまから○○分時間を設けますので、黙読をしましょう。それからみなさんの意見を募りたいと思います」と宣言。

こうすることで、参加者全員が、「うわっ、発言を求められる!」とそれまで傍観者側だったのが、正式に参加者側へと意識を変えることでしょう。

せっかく参加している会議。貴重な時間を取られているので、全員が「参加」している環境に巻き込む必要があります。

改善案③会議の最後は、必ずふりかえりを行うべし!

そして、最後はこれ。

せっかく開いた会議。

長時間拘束から解放され、シャバの気分を味わいたい。

しかし、待ってください!

それだと、結局なんの会議かすぐに忘れてしまいますよ!

打ち合わせにしろ、報告会議にしろ、会議の最中に必ず1つは「だれが」「なにを」「いつまでに」しないといけないとか、やるべきこと・決定したことが出ていたはずです。

会議の最後に、改めてこの部分を振り返りましょう。

この役割は、書記を命じられた方が適任ですが、もしも議事録を作成しない会社に勤めていらっしゃる方であればぜひ挑戦してみてはいかがでしょうか。

会議の終了後に改めて確認することで、『今回の会議はこれを決めるためにやったんだな!』と気持ちよく思えるはずです。

そうした発言に勇気がいる!><っていうかたは終了後に社内メールで確認してみるのはいかがでしょうか。

確認することは勇気が要ります。

ですが、自分のためにも相手のためにも良い事なのは間違いないので、ぜひ頑張ってみてください^^

「良い」会議にするための案をまとめると

①会議の議題に入る前に、「会議の目的」をみなさんで再確認

②資料を発表する形式の会議は、「黙読」の時間を設けて、各自の意見を交換する方が実りがある

③会議終了後に、この会議で「だれが」「なにを」「いつまでに」やるのかを、全員で確認する

 

実際に、いまの会社で営業会議のファシリテーターを任命されたので、榊巻さんの教えに沿って、実行してみました。

結果は、大成功!

参加されていた社長・部長からも、『分かりやすくて、充実した会議だった』と高評価。

時間も予定通りに終わることが出来て、実に良い会議でした(一部提出資料がおかしかったのは内緒)

もしも、『うちの会議、すげーつまんねぇ』『今度、会議の主催者になったんだけど・・・』という方は、ぜひご参考にしていただけたら幸いです。

併せて、今回相談にのってくださった榊巻様に厚く御礼を申し上げます。


自分らしい自分だけの人生を

33歳元バックパッカーのわたしがこのブログを立ち上げた経緯や読んでいただいている方に伝えたい目的を紹介しています。